Az év végi céges karácsonyi rendezvény sok vállalat számára az egyik legfontosabb közösségi esemény. Ilyenkor van lehetőség megköszönni a kollégák egész éves munkáját, közösen ünnepelni a sikereket és lezárni az évet egy kellemes hangulatú esttel.
Ahhoz azonban, hogy a rendezvény valóban jól sikerüljön, nem elég csak megrendelni a vacsorát. A siker kulcsa a megfelelő tervezés, az időben meghozott döntések és a részletekre való odafigyelés.
Összegyűjtöttük, mire érdemes figyelni a szervezés során.
1. Hol legyen a karácsonyi rendezvény?
Alapvetően két lehetőség közül választhattok:
Külső rendezvényhelyszínen
Ha elegánsabb, ünnepélyesebb hangulatot szeretnétek, érdemes rendezvényhelyszínt választani.
Előnyei:
- nincs szükség az iroda átalakítására
- nagyobb létszám is kényelmesen elfér
- professzionális környezet
- hosszabb esti program is könnyebben megvalósítható
Ha a helyszín nem rendelkezik saját szolgáltatásokkal, érdemes időben gondolni a bútorok bérlésére, a dekorációra, a hang- és fénytechnikára, a színpadra, valamint a DJ vagy zenekar technikai igényeire.
Ha szeretnétek, ezek összehangolásában is tudunk segíteni, így egy kézben marad a szervezés.
Az irodában
Egyre több vállalat dönt úgy, hogy saját irodájában rendezi meg az évzáró ünnepséget.
Érdemes végiggondolni:
- Van elegendő hely minden vendég számára?
- Hol lehet kialakítani a büfét?
- Van megfelelő áramellátás?
- Hol tudnak dolgozni a felszolgálók?
- Kell-e plusz asztal vagy bárpult?
2. Milyen catering illik a rendezvényhez?
Ha egész estés programot szerveztek, jól működhet:
- svédasztalos vacsora
- többfogásos vacsora
- állófogadás
- finger food
- látványkonyha
- street food állomások
Ha kisebb költségkeret áll rendelkezésre, az is kiváló megoldás lehet, ha csak egy meleg vacsorát kértek bekészítéssel. Nem minden rendezvényhez szükséges teljes személyzet – sokszor egy egyszerűbb catering is tökéletes élményt nyújt.
3. Gondoljatok az érkezés első perceire!
Jó választás lehet egy pohár pezsgő, forralt bor, forró csokoládé, alkoholmentes puncs vagy néhány apró sós falat. Ezek már az érkezéskor ünnepi hangulatot teremtenek.
4. A jó hangulat nem csak az ételeken múlik
Érdemes időben eldönteni, lesz-e DJ, élő zenekar, fotósarok, céges díjátadó, tombola, játékok vagy kvíz. Minél hamarabb lefoglaljátok ezeket a szolgáltatókat, annál nagyobb a választék.
5. Mikor érdemes lefoglalni a cateringet?
Minél hamarabb. A legtöbb céges karácsonyi rendezvényt november végétől december közepéig rendezik. A csütörtöki és pénteki időpontok fogynak el a leggyorsabban, ezért érdemes már szeptemberben ajánlatot kérni.
6. Gondoljatok a technikai háttérre is
Érdemes előre átgondolni, szükség lesz-e mikrofonra, projektorra, vetítővászonra, hangosításra, tánctér világítására és megfelelő elektromos csatlakozásokra.
7. A dekoráció teszi igazán ünnepivé az estét
Néhány elegáns részlet – gyertyák, fenyőágak, fényfüzérek és ízléses asztaldíszek – is sokat emel a rendezvény hangulatán.
8. Egyetlen kapcsolattartó sok stressztől megkímél
Ha a catering mellett segítséget kaptok a bútorok, dekoráció, hang- és fénytechnika, valamint a személyzet szervezésében, a rendezvény előkészítése lényegesen egyszerűbbé válik.
Összegzés
Ha időben kezditek el a szervezést, és olyan partnerrel dolgoztok együtt, aki a catering mellett a rendezvény lebonyolításában is tud segíteni, sokkal nyugodtabban készülhettek az év egyik legfontosabb céges eseményére.
